Hvordan innkjøpsordre programvare hjelper forhindre svindel av Bellwether Software

Fiona Fraud har jobbet som sekretær for School of Nursing ved College Town Universitetet for nesten femten år. Hun har et rykte for å være vennlig og imøtekommende, og er generelt flink til det hun gjør. I tillegg til hennes sekretæransvar, er Fiona også i oppgave å arrangere catering og underholdning for alle hendelsene som School of Nursing setter på hvert år når deres nyeste gruppe akademikere er matriculating. Det er lettere å la Fiona har full kontroll over konfirmasjonen hendelser, som å dele opp oppgaven mellom flere ansatte ville gjøre ting mer komplisert for alle involverte. Det er det Fiona har fortalt sine overordnede, og de har ingen grunn til ikke å tro henne eller å tenke på henne som en potensiell svindel risiko - eller så de tror

Fiona har kreditt kontoer med flere ulike leverandører og partiet butikker. , og har også selskapet kredittkort med flere lokale kjøpesentre og kjedebutikker. Når fakturaene kommer fra leverandører, partiet butikker og varehus, hendene Fiona kvitteringer over til regnskap og fakturering avdeling, som deretter sørger for at beløpene på kvitteringer kamp opp til det beløpet som vises på regningen. Så langt har det aldri vært en uoverensstemmelse mellom noen av regninger og kvitteringer

Problemet er at ingen er å undersøke andre enn de i regnskap og fakturering avdelingen og de som arbeider innenfor den avdelingen ikke kvitteringer. vet hvor mye Fiona er ment å være utgifter. Fordi de beløp som Fiona tilbringer er omtrent det samme hvert år, selskapet har ingen anelse om at Fiona kjøper henne hele sommergarderoben på selskapets krone hvert år, og at hun også kjøper julegaver for neste vinter ved hjelp av selskapet kredittkort i løpet av våren. Selskapet ikke forstå risikoen de tar ved å betro Fiona med kortene og har ingen idé om storskala svindel hun har blitt perpetrating i over et tiår.

School of Nursing kan forhindre slik svindel fra oppstår ved å etablere en innkjøpsordre system hvor en veileder må varsles før Fiona går på hennes årlige shoppingturer for å samle forsyninger for oppgradering feiringer. Et slikt system kan innebære ulike komponenter som krever at Fiona fylle ut et ferdigtrykt kjøpsordre slip, og deretter plassere en samtale varsle butikkene som Fiona reiser til at det må være et ferdigtrykt kjøpsordre eller at butikken ikke vil motta midler for kjøpene.

Hvis Fionas veiledere er i på svindel (for eksempel Fiona kan handle for dem også), kan ting bli mer komplisert. Etter å ha mer enn én person melde seg ut på en kjøpsordre er en fin måte å ytterligere redusere risikoen og hindre Fiona fra å være i stand til å begå svindel. Jo flere sikringstiltak er på plass, og jo flere mennesker som er klar over hver gang Fiona skal bruke selskapets midler til å betale for kjøp jo mindre sannsynlig er det at hun vil være i stand til å fortsette sin atferd usett. Innkjøpsordre programvare har mange sikringstiltak bygget i som hindrer noen som Fiona fra å begå svindel på et selskap.

Denne artikkelen ble første gang brukt bellwethercorp.com Anmeldelser